كيفية كتابة عقد تقديم استشارات إدارية وفق النظام السعودي

في مستهل الحديث عن عقد تقديم الاستشارات الإدارية، لابد أن نؤكد على أن سوق الاستشارات السعودي يشهد في الآونة الأخيرة الكثير من النمو والتطور بحسب الدراسات والإحصاءات الأخيرة، لما تؤديه شركات الاستشارات الإدارية من دراسات جدوى، بالإضافة إلى التركيز على الجانب الإداري، فضلا عن  مجموعة برامج تدريبية عامة تُساهم بها في تزويد المشاركين بالمهارات الوظيفية لتطوير أداءهم، ومن ثم لها دور لا غنى عنه في التخطيط الاستراتيجي وإعداد المشاريع، فهي بلا شك تعد أداة من أدوات التنمية.

فمما لاشك فيه أن الاستشارة هي علاقة اختيارية بين خبير استشاري محترف وعميل يحتاج إلى مساعدته في حل مشاكله الحالية أو المتوقعة في المستقبل، فيقوم الاستشاري بتشخيص وإيضاح المشكلات التي تعترض المنظمة والوقوف على الأسباب المؤدية إليها، وجميع البيانات والمعلومات اللازمة لدراسة إمكانيات المنظمة وتقديمها، لتحقيق الخطط المرسومة لها وللوصول إلى أهدافها.

أولاً: مفهوم عقد تقديم الاستشارات الإدارية:

من المسلم به أنه يلزم لمعرفة ماهية مصطلح ما التعرض لكل معانيه لغة واصطلاحاً، وبالنسبة لمعنى استشارة في قاموس مختار الصحاح، فهي من شور: أشار إليه باليد وأشار عليه بالرأي، وتعنى طلب المشورة، واستشارة أي طلب منه المشورة، فيقال: شاورته في كذا واستشرته: أي راجعته لأرى رأيه فيه فأشار علىّ بكذا، أما كلمة إدارة فهي مصدراً للفعل (أدار)، وتعنى عملية التعامل مع الأفراد وتنظيم الشئون العامة، وبقال أدار، يدير، أدر، إدارة فهو مدير واسم المفعول مدار.

ويمكن تعريف الاستشارة الإدارية بأنها :(خدمة يقدمها شخص أو أشخاص مؤهلون، تساعد على تحديد المشكلات الإدارية التي تتعلق بالتنظيم والسياسات والإجراءات والأساليب المتبعة في منظمة ما، سعياً وراء تقديم التوصيات لحل المشكلات المذكورة والمعاونة على تطبيقها).[1]

ومن ثم فإن عقد الاستشارات الإدارية هو عقد بين طرفين يلتزم أحدهما، وهو منظمة أو مؤسسة تضم خبراء متخصصين، بأن يقوم بتقديم استشارات الإدارية للطرف الثاني، لمساعدته على تطوير الأداء وتحسين العمل من خلال تحليل المشاكل التنظيمية والهيكلية، ووضع الخطط ومساعدتها في تنفيذ التوصيات المقترحة، كما عرفه البعض بأنه: (العقد الذى بمقتضاه يتم الاتفاق بين جهة الإدارة وأحد أشخاص القانون الخاص، فرداً كان أم شركة لتقديم خدمات ذات طبيعة مهنية أو استشارية).[2]

ويتبين من هذا التعريف أن هناك طرفين لعقد الاستشارات الإدارية هما:

1- المستشير: (وهو العميل أو المؤسسة أو الشركة) والتي تحتاج إلى الخدمة الاستشارية.

2- الاستشاري: (وقد يكون شخص طبيعي أو شخص معنوي) يتمتع بمؤهل علمي وعملي وخبرة، ويعمل باستقلال وموضوعية، ويستطيع تحديد وتشخيص وتحليل المشكلات التي تواجه المستشير وتقديم التوصيات الكفيلة بحلها).

ثانياً: شرعية عقد تقديم الاستشارات الإدارية:

تستند مشروعية عقد الاستشارات الإدارية إلى أدلة عديدة وردت في القرآن الكريم والسنة النبوية المطهرة، ومن بين هذه الأدلة ما يلى:

1- القرآن الكريم:

تؤسس شرعية عقد الاستشارات الإدارية على قاعدة الشورى التي أرستها قواعد ومبادئ الشرعية الإسلامية، حيث وردت في القرآن الكريم بقوله عز وجل (وشاورهم في الأمر).[3] وقوله سبحانه وتعالى ( وأمرهم شورى بينهم).[4] وقوله تعالى (يا أيها الذى أمنوا أوقوا بالعقود).[5]

فالآية الأولى والثانية تحث على الاستعانة بقاعدة الشورى، أما الآية الثالثة فقد أمرت بالوفاء بالعقود بصورة عامة دون تعيين لنوع العقد، فتشمل كل ما يستجد في الوقت الحاضر من عقود، ومنها عقد الاستشارات الإدارية.

2- السنة النبوية المطهرة:

قال رسول الله صلي الله عليه وسلم :(إذا استشار أحدكم أخاه فليشر عليه). وقال أيضاً رسول الله صلى الله عليه وسلم (المستشار مؤتمن إن شاء أشار وإن شاء لم يشر).

ولقد كان الرسول يشير على الناس، حتى لقد قال عنه أبو هريرة (ما رأيت أحداً أكثر مشورة من رسول الله)، ولقد شاور الرسول أصحابه في الحرب وفى السلم وفى أمور الدنيا والمعاش.

ثالثاً: أهمية عقد الاستشارات الإدارية:

مما لا شك فيه أن الاستشارات الإدارية تلعب دوراً هاماً وأساسياً في رفع كفاءة الأداء، فضلاً على أنها تساعد على اتخاذ القرارات بصورة سليمة وصحيحة وذلك نظراً لأن الكثير من المنظمات ليس لديها القدرة على أن تحتفظ بخبير استشاري متفرغ بأجر كبير في كل أنواع التخصصات والمهارات الإدارية، وقد تطرأ أمور طارئة لا تتكرر تحتاج للمعالجة السريعة لذا تظهر في هذه الحالة الحاجة إلى إبرام عقد الاستشارات الإدارية مع منظمات أخرى، تكون الاستشارة جزءاً من أنشطتها المتعددة.[6]

وجدير بالذكر إن إدراك أهمية الاستشارات الإدارية تبدو أكثر وضوحاً، عندما نتعرف على مزايا وفوائد الاستشارات الإدارية والتي نعرضها من خلال النقاط الآتية:[7]

1- تقديم المعرفة والمهارات المتخصصة غير المتوفرة بالمنظمة.

2- تقديم المساعدة المتخصصة في موضوعات جوهرية لا تستطيع الإدارة التفرغ لها، وإنهاؤها في فترة زمنية وجيزة، لانشغالها بالأعمال التنفيذية اليومية.

3- إن استقلال الاستشاريين وعدم انتماءهم للمنظمة يجعلهم يعطون وجهات نظر خارجية محايدة عن نظام العمل في المؤسسة.

4- تقديم الحلول للمشكلات الإدارية المستعصية، والتي تؤثر بالسلب على كفاءة العمل في المنظمة، واتباع أساليب جديدة مبتكرة.

رابعاً: لماذا نحتاج إلى كتابة عقد الاستشارات الإدارية:

من المسلم به أن الكتابة تُعد من أهم وسائل التعبير عن الإرادة، بل وأوضحها دلالة، سواء تم استخدمها للتعبير عن الإيجاب أو القبول، ولقد أجاز الفقه التعاقد بالكتابة في جميع العقود، على الرغم من أن الكتابة تحتل المرتبة التالية بعد الألفاظ من حيث القوة والدلالة على قصد وإرادة المتعاقدين.[8]

وترتيباً على ما تقدم وعلى الرغم من أن الأنظمة السعودية لم تنص على الكتابة كجزء أو ركن أو حتى شرط لانعقاد العقد، ولكن نصت عليها فقط كوسيلة لإثباته، بيد أنه لا يخفى عن الفطنة أن كتابة العقد أمر هام، وحتى يتم تفادى أي نزاع يمكن أن ينشأ مستقبلا حول وجوده.

ومن هذا المنطلق وتطبيقاً لمبدأ العقد شريعة المتعاقدين، فيلزم أن نؤكد على أن العقد هو القانون الحاكم والمنظم لعلاقة أطرافه، ولا يستساغ بأي حال من الأحوال أن يكون هذا القانون شفهياً غير مكتوب، فكتابته أمر ضروري لتحديد التزامات وحقوق كل طرف من أطرافه حال قيام نزاع بينهما أمام المحكمة، فالعقد المكتوب بلا شك يسهل مهمة القاضي في مثل هذه الأحوال.

وجدير بالذكر أن كتابة عقد الاستشارات الإدارية أمر هام لا غنى عنه لأطرافه، وذلك لتحديد موضوع الاستشارات، والتي يلتزم الاستشاري بتقديمها حال طلبها من الطرف الأخر (المستشير)، وذلك بمنتهى الدقة وبشكل يمنع حدوث نزاع بينهما بشأنها، والمقابل المالي المتفق عليه نظير تقديم هذه الاستشارات، وطريقة حل أي خلاف قد ينشأ بين الطرفين في المستقبل سواء حول تنفيذ أو تفسير العقد وذلك بالطرق الودية، وتحديد المحكمة المختصة اذا تعذر الوصول لحل ودى، وغير ذلك من المسائل الهامة الأخرى التي اذا تم كتابتها صورة واضحة فلن يحدث خلاف حولها.

ولا يفوتنا أن ننوه أن عدم كتابة الأطراف لعقد الاستشارات الإدارية يعرضهم للعديد من المخاطر، حيث يمكن أن يتنصل أحدهما من التزامه أو لا ينفذه، مما يضر الطرف الآخر، لذا فالواقع العملي يستلزم كتابة العقود كأصل عام لعدم ضياع حقوق أي من طرفي العقد، ويكشف عن ضرورة كتابة عقد الاستشارات الإدارية خاصة، لإثبات ما تم الاتفاق عليه بين الأطراف من حقوق والتزامات.

خامساً: نصائح هامة عند كتابة عقد الاستشارات الإدارية:

يجب أن يراعى في إبرام العقود الاستشارية مجموعة من القواعد وتشمل:

1- توافر صفات أساسية للخبير الإداري، وأهمها القدرة على الإصغاء والانتباه الجيد، والخبرة، والمهارة، والقدرة على التحليل وبُعد النظر والموضوعية ….. الخ.

2- يجب أن تكون أولوية إبرام العقود الاستشارية مع الأفراد والمكاتب وبيوت الخبرة الوطنية، أما في حالة عدم توافرها في المجال المطلوب فيه الاستشارة يمكن الاستعانة بمكاتب الاستشارات الإدارية الأجنبية.[9]

3- لابد من توفير المعلومات الكامنة للخبير الاستشاري، مع توضيح الإمكانيات المتاحة، وجمع الحقائق والمعلومات ووضعها تحت بصره وسمعه.

4- التأكيد على عدم جواز تنازل مكتب الاستشارة عن العقد أو جزء منه للغير دون موافقة المستشير.

5- يجب أن يشتمل العقد على مقدمة، ثم البنود العامة، يعقبها البنود والشرط الخاصة، ثم خاتمة العقد، مع ضرورة استخدام ألفاظ واضحة لا تثير اللبس والغموض ولا تحتمل أكثر من معنين ويجب استخدام اللغة التي يتفق عليها الأطراف في كتابة العقد، وذكر بيانات كل طرف من أطراف العقد بالتفصيل، وممثله القانوني، حسب ما هو ثابت ببطاقة هوية كل طرف ومدة العقد، ولابد من تحديد العمل المطلوب من خبير الاستشارة وإبراز منهج الدراسة التي سيقوم بها خبير الاستشارة، واللغة التي سيتم بها أعداد الاستشارة، والتنظيم الإداري لفريق الاستشارة، وتكاليف وميزانية الاستشارة، وتحديد العلاقة بين المستشارة الخارجي والمنظمة والدور المطلوب منه بكل دقة.

سادساً: تحذيرات مهمة في كتابة عقد الاستشارات الإدارية:

يجب مراجعة العقد جيداً للتأكد من عدم احتوائه على أخطاء إملائية، وكذلك لجعله منسقاً، ولتفادي الإطالة الزائدة والتكرار الغير لازم عند صياغة بنود الهامة، وتجنيب العبارات والألفاظ الغامضة التي تفتح المجال لحدوث خلافات بين الأطراف، ويفضل استخدام الجمل القصيرة، وتجنب الشطب أو الكشط أو التحشير، والتأكد من صحة توقيع الأطراف بعد معرفتهم الكاملة بكافة البنود المنصوص عليها في العقد، ورضائهم بها وبما ورد في العقد من حقوق والتزامات، وهذه التحذيرات ينصح بها في كافة العقود.

أما بالنسبة لعقد الاستشارات الإدارية خاصة، فيجب التأكد عند التعاقد مع شركة استشارات إدارية في المملكة العربية السعودية أنها استوفت شرط الحصول على ترخيص لفتح مكتب استشاري، ومن هذه الشروط التي حددتها وزارة التجارة:

حصول طالب الترخيص على درجة جامعية في مجال المهنية المطلوبة، لا تقل عن ثلاث سنوات للمواطن السعودي، وست سنوات لمواطني الدول العربية، وعشر سنوات لباقي الدول بعد التخرج، وتخفيض إلى سنة واحدة للمواطن الحاصل على درجة ماجستير، وأن يتوافر في طالب الترخيص حسن السير والسلوك، وأن يكون متفرغاً لمزاولة المهنة، وليس لديه عمل آخر حكومي أو خارجي.

سابعاً: كيفية كتابة عقد تقديم استشارات إدارية:

لكى تقوم بكتابة عقد استشارات إدارية يجب أن يكتب حسب الترتيب التالي :-

1- عنوان العقد:

يجب أن يكون العنوان واضحاً يدل على حقيقة ما أراده المتعاقدين بحيث يكتب (عقد تقديم استشارات إدارية) وفقاً للنظام السعودي.

2- كتابة تاريخ العقد:

يلزم تحديد التاريخ الذى أبرم فيه العقد وذلك بذكر اليوم والشهر والسنة.

3- تعيين أطراف العقد:

يجب ذكر أطراف العقد بشكل واضح وكافي بكتابة بياناتهم الشخصية من واقع هويتهم، وذلك بكتابة أسماءهم كاملة ورقم الهوية وعناوينهم بالتفصيل، ومهنتهم، والبريد الإلكتروني، وإذا كان أحدهم شخص طبيعي فيجب ذكر اسمه، وإذا كان شخصياً معنوياً (شركة) فيجب كتابة اسمها وعنوانها ورقم البطاقة الضريبية وبيانات ممثلها القانوني.

4- تحديد الغرض من العقد:

وذلك بكتابة بند تمهيدي يوضح فيه مثلاً أن العميل رأى أن الاستشاري لديه من المؤهلات والخبرات والقدرات اللازمة لتقديم استشارات الإدارية التي يحتاجها العميل، وأن الاستشاري قد وافق على تقديم هذه الاستشارات للعميل بناء على الشروط المنصوص عليها في هذا الاتفاق. ويجب التأكيد على أن هذا التمهيد جزء لا يتجزأ من العقد.

5- تحديد التزامات الأطراف:

يجب تحديد التزامات كل من طرفي عقد تقديم الاستشارات الإدارية بشكل واضح لا لبس فيه ولا غموض، وهذا يستلزم ذكر محل العقد أي تحديد الخدمات الاستشارية التي يتعين على الاستشاري تقديمها للعميل، ويجب تحديد الطريقة التي سيتم التعامل بها مع الاستشاري كمتعاقد مستقل.

6- تحديد الأتعاب:

يجب أن يُحدد في العقد الأتعاب التي سيتقاضاها الاستشاري مقابل الخدمات المقدمة منه للعميل وذلك بالريال السعودي، ويجب كتابة الراتب بالأرقام وبالحروف، وتحديد هل يدفع سنوياً أم على أقساط أم بطريقة أخرى.

7- مدة العقد:

يجب تحديد مدة العقد على أن تبدأ من تاريخ التوقيع على العقد وذلك بالتاريخ الهجري والتاريخ الميلادي.

8- الشرط الجزائي:

يجب أن يذكر في هذا البند حالات استحقاق قيمة الشرط الجزائي الذى يترتب على إخلال أحد الأطراف بتنفيذ التزامه، ويجب أن تحدد قيمة الشرط الجزائي بالأرقام والحروف أيضاً.

9- حل الخلافات :

يجب كتابة بند في عقد تقديم الاستشارات الإدارية يوضح كيفية حل أي نزاع يمكن أن ينشأ بسبب تنفيذ أو تفسير بنود العقد، وباللجوء للوسائل والطرق الودية إن أمكن، وإن تعذر ذلك الحل الودى يُحدد في العقد المحكمة التي يمكن اللجوء إليها والتي تختص بنظر أي نزاع مستقبلي ينشأ عن العقد.

10- التوقيع:

في الغالب يكون التوقيع في أسفل الورقة الأخيرة، لكن ليس هناك ما يمنع أن يكون توقيع المتعاقدين على كل ورقة من أوراق العقد، وكذلك يشمل العقد توقيع الشهود، وذكر عدد النسخ التي تم تحرير العقد منها وتسليمها لذوي الشأن.

وفى نهاية هذا المقال لا يفوتني أن أشير إلى أن هذا العقد كغيره من العقود الهامة التي تحتاج إلى صياغة قانونية سليمة من المتخصصين في مجال كتابة العقود، حتى يتم المحافظة على حقوق جميع الأطراف من الضياع، ولذا يلزم ذكر كافة التفاصيل المتعلقة بمجلس العقد، وذلك كله في إطار قانوني سليم ومنضبط.

إعداد/ جمال مرعي.

[1] أنظر الصباغ، زهير نعيم، الاستشارات الإدارية كمدخل للتنمية الإدارية، مكتبة الإدارة، معهد الإدارة العامة، ١٩٨٣، ص١٦٦.

[2] أنظر د. أحمد محمد العجمي، الوجيز في العقود الإدارية في النظام السعودي، دار الإجادة، الطبعة الثانية، ١٤٤١هـ، ص٥٠.

[3] آل عمران، الآية 159.

[4] سورة الشورى، الآية 38.

[5] سورة المائدة، الآية 1.

[6] أنظر عمار بوحوش، الاتجاه الحديث للاستشارات، المنظمة العربية للعلوم الإدارية، الأردن، عمان، ١٩٨٣، ص١٢.

[7] أنظر إبراهيم المنيف، الاستشارات الإدارية وتحديات المستقبل في الوطن العربي، المنظمة العربية للعلوم الإدارية، الأردن، عمان، ١٩٨٣، ص ٦.

[8] إبراهيم، سناء شوقي، اتحاد جمعيات التنمية الإدارية، مجلة الإدارة، المجلد٢٢، العدد٢، اكتوبر١٩٨٩، ص٩٩.

[9] أنظر علي حيدر، درر الأحكام العدلية، تعريب: فهمي الحسيني، طبعة خاصة، دار عالم الكتب، الرياض١٤٢٣هـ، الجزء١، ص ٤٠.