عقد تنظيم المعارض وفق الأنظمة السعودية

كثيرا ما يدور في ذهن التاجر الجديد، السؤال التالي، لماذا أشترك في المعرض التجاري؟ والجواب أن المعرص يقدم العديد من الفوائد لعملك،  على عكس الأنشطة التسويقية الأخرى، فالمعرض منصة واسعة للعلامات التجارية، وذلك لعرض المنتجات والخدملات وإيصال رسالة هادئة يتقبلها الجمهور، والمشاركة في المعارض وسيلة لالتقاء العملاء المحتملين، وبالأخص المستوردين وكبار التجار.

وعقد تنظيم المعارض والمؤتمرات في المملكة، له خصوصية بالغة، ويجب أن تنظيمه بيد خبير قانوني سعودي، له دراية بالأنظظمة ذات العلاقة بعقد تنظيم المعارض، فهناك محددات وقيود يجب العلم بها قبل وضع الحبر على الورق، وهو ما سنفصله في مقالنا هذا.

تسير المملكة بخطى واثقة نحو تحفيز نمو صناعة الاجتماعات، حيث تستهدف المملكة عددًا من القطاعات الاقتصادية والاستثمارية المتطورة، منها الصحة، والتعليم، والتدريب، والرياضة، والترفيه، والتجارة، والإسكان، والقطاع المالي والزراعي، والشؤون الثقافية، وتقنية المعلومات، والبتروكيماويات، الطاقة، والحج والعمرة وذلك لتشجيع إقامة فعاليات الأعمال الخاصة بتلك القطاعات.[1]

وتختلف مسميات المعارض والمؤتمرات والغرض منها فتوجد المعارض التجارية والمعارض التعريفية والمعارض الخيرية ومعارض السلع الاستهلاكية كما يوجد الفاعليات الخاصة بالمحاضرات والدورات التدريبية والاجتماعات وورش العمل.

ومن أمثلة المعارض التجارية المعرض التجاري الدولي للبلاستك والبتروكيماويات والذي يقام بمركز الرياض الدولي للمؤتمرات بالمملكة العربية السعودية.

عقد تنظيم المعارض والمؤتمرات  مفهومة ليس قاصر علي المعني الحرفي للكلمة ، ولكن مفهومة  أوسع من ذلك بحيث يشمل الفعليات ( محاضرة ورشه عمل أو اجتماع أو دورة تدريبية ) وغيرها من أشكال المعارض، كما يشمل الشروط التعاقدية التي تحكم العلاقة بين المنظم والعارض والتي تتفق في بعضها وتختلف في البعض حسب نوع المعرض أو المؤتمر ، كما يشمل الإجراءات والقواعد الحاكمة التي وضعتها الأنظمة السعودية  والتي وضعت الأطر العامة لتنظيم عقد تنظيم المعارض والمؤتمرات وتركت بعض المرونة للمتعاقدين في وضع بنود العقد بما  يتناسب معهم  ولا يخالفها .

أهمية عقد تنظيم المعارض والمؤتمرات:

ويرجع أهمية عقد تنظيم المعارض والمؤتمرات في كونه المنظم للعلاقة بين منظم المعرض والعارض حيث يحدد حقوق والتزامات كل منهم على وجه يقيني، والذي بموجبه يستطيع العارض القيام بعرض منتجه أو فكرته، ويستطيع المنظم تحقيق الغرض من المعرض أو المؤتمر.

  • خطوات كتابة عقد تنظيم المعارض والمؤتمرات:

لكتابة عقد خاص بتنظيم المعارض والمؤتمرات يجب أن يتضمن بعض الأمور الهامة التي يشملها عقد تنظيم المعارض والمؤتمرات فمن ناحية نوضح ماهية عقد تنظيم المعارض والمؤتمرات و من ناحية اخرج نوضح ماهي الاشتراطات التي وضعتها الأنظمة السعودية لتنظيم المعارض والمؤتمرات  ومن ناحية ثالثة نوضح  حقوق والتزامات كلاً من المنظم والعارض فيما بينهم من ناحية والغير من ناحية أخري ومن ناحية رابعة الأثار المترتبة علي مخالفة القواعد والإجراءات التي وضعتها الهيئة العامة للمعارض والمؤتمرات  كل ذلك سوف نتناوله تفصيلاً في النقاط التالية :

أطراف عقد تنظيم المعارض والمؤتمرات:

الطرف الأول: منظم المعرض:

إحدى المؤسسات أو شركات القطاع الخاص، الجمعيات (العلمية والمهنية والطبية والأهلية والخيرية)، الغرف التجارية الصناعية، الجامعات والمعاهد الأهلية، ومراكز التدريب المرخص لها بتنظيم المعارض في المملكة العربية السعودية.

الطرف الثاني: العارض:

هو كل شخص طبيعي أو اعتباري يقوم باستئجار مساحة أو قاعة …… وغيرها، وتتوافر به شروط الاشتراك بالمعرض بغرض عرض منتجه أو تقديم خدمة أو إقامة فاعلية ويلتزم باللوائح والقوانين والقواعد المعمول بها في المملكة.

التزامات عقد تنظيم المعارض والمؤتمرات وشروط أقامته:

تعد تلك الالتزامات جوهر عقد تنظيم المعارض والمؤتمرات ونظراً للطبيعة الخاصة لهذا العقد وكون العلاقة التعاقدية لا تقتصر على المنظم للمعرض والمؤتمر والعارض فقط، ولكن يخضع أيضا لإشراف ورقابه للهيئة العامة للمعارض والمؤتمرات باعتبارها صاحبة الولاية العامة في تنظيم المعارض والمؤتمرات بالمملكة.

وعليه سوف نتناول الاشتراطات العامة التي حددتها الهيئة العامة للمعارض والمؤتمرات والالتزامات الخاصة بين منظم المعرض والعارض.

أولا ً: الاشتراطات العامة التي وضعتها الهيئة العامة للمعارض والمؤتمرات:

  • يحظر إقامة المعارض في المملكة والتي تقع ضمن اختصاص الهيئة دون الحصول على ترخيص من الهيئة.
  • يمنع الإساءة إلى أيٍ من رموز الدولة أو سياساتها، أو الخوض في أي أمور سياسية، أو أمنية، أو قبلية، أو مذهبية تثير النعرات والفتن في المجتمع، أو تؤدي إلى الإخلال بالنظام العام أثناء انعقاد المعرض.
  • يمنع القيام بأي أنشطة ترويجية للمعرض بما في ذلك الإعلان بشتى أشكاله قبل الحصول على شهادة الترخيص للمعرض التجاري من الهيئة
  • يجب تسمية المعرض التجاري بمسمى لائق ويتوافق مع اللغة العربية والآداب العامة، وأن يعبر اسمه عما هو معروض فيه، مع الالتزام بكافة الحقوق الفكرية حسب الأنظمة المتبعة، ويجوز إضافة اسم مختصر للمعرض التجاري باللغة العربية والإنجليزية.[5]

التزامات أو الاشتراطات الخاصة بأطراف عقد تنظيم المعارض والمؤتمرات: ـ

التزامات منظم المعرض: ـ

ـ يلتزم بالحصول على التراخيص اللازمة لإقامة المعرض أو المؤتمر.

ــ يلتزم بتوفير قاعة أو مساحة للعارض بما يتناسب مع نوع المنتج أو الخدمة المقدمة.

ــ يلتزم بتهيئة المعرض أو القاعة بالخدمات والمهمات الأساسية اللازمة للعرض مثل (الإضاءة وأجهزه العرض والتجهيزات والتركيبات ….. وغيرها.

ـ تقديم تقرير تفصيلي ما بعد الفاعلية للهيئة العامة للمعارض والمؤتمرات.

ـ أخطار العارض بأي تعديلات في أو تأجيلات للمعرض أو المؤتمر، مع إلزامه بالتعويضات في حالة حدوث ضرر للعارض.

 التزامات العارض:

ـ يلتزم بسداد المقابل المادي نظير الانتفاع بخدمات المعرض سواء كامل أو بأقساط حسب الاتفاق.

ـ يلتزم بسداد مبلغ التأمين ويسترد بنهاية المعرض ويخصم منه قيمة الأضرار التي تسبب فيها العارض إن وجدت.

ـ يلتزم بالتقيد بالقاعة أو المساحة المخصصة له ولا يتعدى على المساحات المخصصة لغيرة من العارضين.

ـ يلتزم بعدم التعدي على الأجزاء المعدة للاستخدام المشترك بالمعرض أو المؤتمر.

ـ يلتزم بالحضور في المواعيد المحددة للمعرض أو المؤتمر.

ــ يلتزم بإخطار المنظم ببيان وافي بالمنتجات المعروضة والعاملين معه.

ــ يلتزم بالمسئولية الكاملة عن كافة المنتجات المعروضة ومدي مطابقتها للاشتراطات القانونية التي يتطلبها المعرض أو المؤتمر.

ــ يلتزم باحترام المنافسة وعدم التعرض لغيره من العارضين.

المواصفات الخاصة بالمعرض أو المؤتمر:

تشمل تلك المواصفات المكان ومده المعرض والتي سوف نتناولها على التوالي:

أولاً: مدة المعرض: تختلف مدة المعرض حسب نوع المعرض:

ـ المعارض التجارية: يجب ألا تزيد مدة المعرض التجاري عن سبعة أيام.[6]

ـ معارض السلع الاستهلاكية: ألا تزيد مدة المعرض عن (30) يومًا. [7]

ـ المعارض التعريفية: يجب ألا تزيد مدة المعرض التعريفي عن (5) أيام. [8]

ثانياً: مكان المعرض:

ـ يقتصر إقامة المعارض والمؤتمرات على الأماكن والقاعات المرخصة من قبل الهيئة العامة للمعارض والمؤتمرات، أو الأماكن التي توافق عليها الهيئة متي توافرت لها الاشتراطات الخاصة حسب نوع كل معرض أو مؤتمر أو فاعلية بحسب الأحوال.

  • تعريفات مهمة في عقد تنظيم المعارض والمؤتمرات:

عملت الهيئة العامة للمعارض والمؤتمرات بالمملكة العربية السعودية على وضع تعريفات وقواعد لكل نوع معرض على حدة ولم تضع له تعريف شامل كالآتي:

تعريفات الهيئة العامة لتنظيم المعارض والمؤتمرات

المعرض التعريفي: فعالية أعمال تنظمها مؤسسة أو شركة تجارية بغرض التعريف بمنتج، أو خدمة قائمة، أو تدشين منتج، أو خدمة جديدة، ويمنع فيها البيع المباشر، وقد تشمل الفعالية تنظيم ورش عمل مصاحبة متخصصة.[2]

المعرض التجاري: فعالية أعمال تنظمها مؤسسة أو شركة مرخصة بنشاط تنظيم المعارض بهدف تسهيل التقاء المشترين مع البائعين بطريقة فعالة، ويكون زواره من أصحاب الأعمال والمختصين ويمنع فيها البيع المباشر، وقد تشمل الفعالية تنظيم ورش عمل ومحاضرات مصاحبة متخصصة. ويصنف المعرض التجاري كمعرض “دولي” إذا شارك فيه 10% أو أكثر من عدد العارضين أو الزوار من خارج المملكة، ويسمى بمعرض دولة منفردة في حال تنظمه دولة واحدة منفردة بغرض التعريف بمنتجاتها وخدماتها وقد يصاحبه بعض العروض الثقافية أو الفنية أو الحرفية من نفس الدولة.[3]

معرض السلع الاستهلاكية: وهي فعالية أعمال، تنظمها مؤسسة أو شركة مرخصة لإقامة المعارض بهدف تسهيل التقاء المشترين مع البائعين بطريقة فعالة، ويكون زواره من العامة، ويسمح فيها بالبيع المباشر.[4]

الفاعلية \ الفاعليات: يقصد بها في هذه الوثيقة للتعبير بشكل عام عن أربعة أنواع من فعاليات الأعمال وهي: المحاضرات، الاجتماعات، ورش العمل، والدورات التدريبية.

  1. المحاضرة: فعالية يحضرها عدة أشخاص في مكان يتم استئجاره أو خارج مقر الجهة المنظمة، ولا تزيد عن يوم عمل، ويكون فيها متحدث واحد يقدم عرضًا أو ورقة عمل عن موضوع معين.
  2. الاجتماع: فعالية يحضرها عدة أشخاص في مكان يتم استئجاره أو خارج مقر الجهة المنظمة، ولا تزيد عن ثلاثة أيام عمل، لمناقشة موضوع محدد، وقد يكون الاجتماع مؤسسي أو لجمعيات.
  3. ورشة عمل: فعالية يحضرها عدة أشخاص في مكان يتم استئجاره أو خارج مقر الجهة المنظمة، ولا تزيد عن خمسة أيام عمل، لمناقشة موضوع محدد أو حل مشكلة أو تطوير منتج.
  4. دورة تدريبية: فعالية تنظمها جهة تدريبية معتمدة تقدم معارف ومهارات لتطوير قدرات المشارك في الفعالية ويتم منح المشارك شهادة، ويحضرها عدة أشخاص في مكان يتم استئجاره أو خارج مقر الجهة المنظمة، ولا تزيد عن خمسة عشر يومًا، فيما عدا برامج التدريب التأهيلية التي تكون مدتها وفق اعتماد المؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني للبرنامج العلمي أكثر من ذلك.

تعريف عقد تنظيم المعارض:

عقد تنظيم المعارض والمؤتمرات كغيره من العقود يجب أن يتوافر فيه الأركان والشروط العامة للعقد من تراضي بين أطرافه ومحل وسبب مشروع ويتميز عن غيره من حيث الحقوق والالتزامات التي يرتبها بين أطرافه.

ومن ثم يمكن تعريف عقد تنظيم المعارض والمؤتمرات بـ ” أتفاق بين شخصين أو أكثر يستأجر بموجبة العارض قاعة أو مساحة محدده من منظم المعرض لفترة محددة بغرض تحقيق الغاية التي من أجلها أنشأ المعرض سواء كان تسويق منتج أو خدمة بمقابل مادي معلوم.

  • الآثار المترتبة مخالفة شروط عقد تنظيم المعارض والمؤتمرات:

متي أنعقد العقد صحيحاً غير مخالف للشروط التي وضعتها الهيئة العامة لتنظيم المعارض والمؤتمرات يرتب التزامات بين العاقدين وفي حالة مخالفتها يرتب أثار متعلقة بين العاقدين من ناحية وأثار متعلقة بالهيئة العامة لتنظيم المعارض والمؤتمرات من ناحية أخري ومن أهم تلك الآثار:

أولاً: أثار مخالفة شروط عقد تنظيم المعارض والمؤتمرات بين العاقدين:

يصبح كل طرف ملزم بالبنود الواردة بعقد تنظيم المعارض والمؤتمرات إلى ان تنتهي مدة المعرض أو المؤتمر وهذا الطريق الطبيعي لانتهاء العقد.

أما في حالة ما أخل أحد المتعاقدين بالتزاماته الواردة بالعقد فيحق للمتعاقد الأخر طلب الفسخ مع استحقاقه التعويض سواء نص عليه في العقد كبند أو باتفاق مستقل ويسمي في هذه الحالة (الشرط جزائي) أو لم ينص عليه بالعقد أو باتفاق مستقل فيترك الأمر للقاضي تحديد الأضرار التي لحقت به.

ثانياً: الآثار المترتبة على مخالفه الضوابط والإجراءات التي وضعتها الهيئة العامة للمعارض والمؤتمرات:

وضعت الهيئة العامة للمعارض والمؤتمرات جزاءات متدرجه في حالة مخالفة الإجراءات والتعليمات التي وضعتها علي حسب نوع المخالفة وذلك مع عدم الإخلال بأي عقوبة أشد تنص عليها الأنظمة السعودية الأخرى ويعاقب كل من يخالف أحكام الفصل الثاني (الاشتراطات العامة للمعارض والمؤتمرات) من هذه القواعد، بما يلي:

أولاً: إنذار كتابي وطلب تعديل المخالفة أو المخالفات أثناء إقامة المؤتمر إذا ارتكبت في المرة الأولى، وتوقيع تعهد بعدم تكرار المخالفة مستقبلاً.

ثانياً: يحظر على المنظم إقامة مؤتمرات ومعارض لمدة ثلاثة أشهر في حال ارتكاب المخالفة في المرة الثانية بعد الإنذار الكتابي، وفي حال وجود مؤتمرات أو معارض مرخصة للمنظم وتقع في فترة الحظر، فإنها تلغى أو تؤجل لما بعد فترة الحظر.

ثالثاً: يحظر على المنظم إقامة مؤتمرات ومعارض لمدة ستة أشهر في حال ارتكاب المخالفة في المرة الثالثة، وفي حال وجود مؤتمرات أو معارض مرخصة للمنظم وتقع في فترة الحظر، فإنها تلغى أو تؤجل لما بعد فترة الحظر.

رابعاً: يعلق السجل الخاص بنشاط إقامة المؤتمرات والمعارض في حالة تكرار المخالفة في المرة الرابعة، وتلغى جميع المؤتمرات والمعارض المرخصة. ولا يجوز إعادة قيد النشاط، إلا بعد مضي سنة على الأقل من تاريخ التعليق، وبناءً على تعهدات خاصة بعدم المخالفة، والوفاء بأي متطلبات تستجد في حينه.

ـ ويلاحظ أن المادة الرابعة من العقوبات لا تطبق على الفاعليات.

خامساً: في حال عدم تقديم تقرير ما بعد الفعالية الى الهيئة سيتم إيقاف حساب المنظم لمدة ثلاثة أشهر في حال ارتكاب المخالفة للمرة الأولى، وتتضاعف العقوبة إلى ستة أشهر في حال تكرارها المرة الثانية.

ـ ويلاحظ أن المادة الخامسة لا تطبق سوي على الفاعليات فقط دون غيرها من مؤتمرات أو معارض.

  • التظلم والطعن في هيئة تنظيم المعارض والمؤتمرات:

أولا ً: تصدر الهيئة توصية بالعقوبة ويعتمد قرار العقوبة من رئيس مجلس إدارة الهيئة، أو من يفوضه.

ثانياً: يجوز للمنظم المخالف التظلم من قرار العقوبة أمام رئيس مجلس إدارة الهيئة خلال (60) يومًا في حالة المعارض التجارية و (10) أيام في حالة المؤتمرات و(15) أيام في حالة الفاعليات ومن تاريخ تبليغه بالقرار، وتتم دراسة التظلم والبت فيه من قبل الهيئة والعرض لرئيس مجلس إدارة الهيئة وذلك خلال (30) يوم في حالة الفاعليات والمعارض التعريفية و (5) أيام في حالة المؤتمرات.

ثالثاً: إذا رُفض التظلم أو عدم الرد خلاف (5) بالنسبة للمؤتمرات فقط، جاز للمنظم رفع دعوى أمام المحاكم المختصة وفقًا للأنظمة المعمول بها في المملكة العربية السعودية.

ومن جماع ما تقدم يتضح أن المملكة العربية السعودية تولي اهتماما بتطوير صناعة الاجتماعات، لذا أنشئت الهيئة العامة للمعارض والمؤتمرات بالمملكة العربية السعودية، والتي تعني بتنظيم المعارض والمؤتمرات بأن وضعت قواعد تنظيمية وإجرائية للمعارض والمؤتمرات وتركت الأمور التنظيمية بين المنظم والعارض للشروط التعاقدية فيما بينهم.

ونظراً للطبيعة الخاصة لعقد تنظيم المعارض والمؤتمرات لتشعب بنوده وأطرافه ومن ثم من الضروري الاستعانة بمحامي متخصص في دراسة تلك العقود والنظم السعودية المعمول بها والمطبقة على تلك العقود.

والله ولي التوفيق

إعداد \ حسان الجوهري المحامي

https://www.scega.gov.sa/ar/Pages/whyksa.aspx [1]

[2] رابط الهيئة العامة للمعارض والمؤتمرات ـ قواعد وإجراءات إقامة المعارض التعريفية في المملكةـ

[3] https://www.scega.gov.sa/ar/InformationCenter/Regulations/Pages/CM.aspx

[4] https://www.scega.gov.sa/ar/InformationCenter/Regulations/Pages/ConsumerGoods.aspx

[5] 1ـ الفصل الثاني من قواعد إقامة معارض ومؤتمرات بالمملكة

https://www.scega.gov.sa/ar/InformationCenter/Regulations/Pages/PCFS.aspx

[6] المادة الرابعة من القواعد الخاصة بالمعارض التجارية المرجع السابق.

[7] المادة الأولي من الفصل الثاني من القواعد الخاصة بمعارض السلع الاستهلاكية. المرجع السابق

[8] المادة الرابعة من القواعد الخاصة بالمعارض التعريفية المرجع السابق.

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.